Préambule

La Ville de Villepinte est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant.

Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD », vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

C’est dans ce cadre que l’équipe municipale souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

À travers cette politique, la Ville de Villepinte souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.

Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville en détaillant chacun d’entre eux.

Délégué à la protection des données

Le Délégué à la protection des données de la Ville de Villepinte est le cabinet WiseOrga dont l’adresse de courrier électronique est : dpo@ville-villepinte.fr et l’adresse postale : la Ville de Villepinte, à l’attention du Délégué à la Protection des Données, Place de l’hôtel de Ville, 93420 Villepinte.

  Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

Certains des traitements mis en œuvre par la Ville de Villepinte sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Il en est ainsi notamment des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

• la gestion des marchés publics ;
• la gestion du recrutement ;
• la gestion de la facturation ;

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Ville de Villepinte, notamment :

• la gestion de l’insalubrité, l’indignité et du péril imminent ;
• la gestion du contrôle d’animaux en milieu urbain ;
• la gestion de la comptabilité générale ;
• la gestion des enquêtes à des fins statistiques ;
• la gestion de l’état civil ;
• la gestion des demandes de pièces d’identité, passeports et autres documents administratifs ;
• la gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires ;
• la gestion des listes électorales ;
• la gestion et l’attribution des logements sociaux ;
• le recensement de la population ;
• la gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances ;
• la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel ;
• la gestion de l’urbanisme ;

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Villepinte, notamment :

• la gestion des locations de salles et de logements;
• la gestion des occupations du domaine public ;
• la gestion du conservatoire, de la médiathèque, du centre culturel et de leurs activités ;
• la gestion des conseils de quartiers ;
• la gestion des téléservices de la Ville ;
• la gestion des activités périscolaires et extrascolaires ;
• la gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires ;
• la gestion des activités de la petite enfance ;
• la gestion de la restauration ;
• la gestion des activités et des manifestations sportives ;
• la gestion des demandes des usagers ;
• la gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat ;
• la gestion des évènements municipaux ;
• la communication municipale ;
• la gestion des relations avec les entreprises et les commerçants ;
• la gestion des demandes de subventions ;
• la gestion des campagnes de vaccination ;

Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont basés sur votre consentement. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes  :

• la gestion du plan canicule ;
• la gestion de la crise sanitaire;

Enfin, certains de nos traitements sont fondés sur l’intérêt légitime. Cela est ainsi le cas pour les traitements suivants :

• la gestion et le suivi des contentieux ;

Les destinataires de vos données

Les données personnelles que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

• Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :
• les membres du personnel de la Ville de Villepinte ;
• nos éventuels sous-traitants ;
• les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales telles que, et ce de manière non limitative, la sous-préfecture, la chambre régionale des comptes, le médecin scolaire, l’Éducation nationale, le Trésor public ;
• [à confirmer et modifier/compléter le cas échéant].

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.

Les transferts de vos données

La Ville de Villepinte ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l’exécution d’un contrat entre vous et la Ville de Villepinte ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

Si la Ville de Villepinte devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne, ce dont elle vous informerait préalablement.

  Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

La Ville de Villepinte fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante:

Finalités	Durée de conservation indicative
La gestion des marchés publics	5 ans à compter de la fin de l’exécution du marché s’agissant des pièces constitutives pour les marchés de fournitures ou de services 10 ans à compter de la fin de l’exécution du marché s’agissant des pièces constitutives des marchés de travaux, de maîtrise d’œuvre ou de contrôle technique.
La gestion du recrutement	Les données sont conservées deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu.
La gestion de la facturation	Les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de prescription légale.
La gestion des téléservices	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque téléservice.
La gestion des occupations du domaine public	Les données sont conservées pour la durée de l’autorisation d’occupation du domaine public.
La gestion des locations de salle et de logement	10 ans.
La gestion de l’insalubrité, l’indignité et du péril imminent	10 ans.
La gestion du contrôle d’animaux en milieu urbain	Registre des animaux errants : 1 an.
	Registre des animaux dangereux : 15 ans.
La gestion de la comptabilité générale	Gestion de la comptabilité : les données sont conservées pour la durée de l’exercice comptable augmentée de 10 ans.
La gestion des enquêtes à des fins statistiques	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque enquête. Par exemple, pour les enquêtes publiques environnementales, les données sont conservées 5 ans.
La gestion de l’état civil	Les données sont conservées 100 ans à compter de la clôture du registre de l’état civil
	Correspondance avec le public et l’administration : demande de renseignements et d’extrait d’acte, demande de double de livrets de famille : 1 an.
La gestion des demandes de pièces d’identité, passeport et autres documents administratifs	Les données sont conservées 5 ans à compter de la demande.
La gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires	Les données sont conservées pour la durée de la scolarisation de l’élève dans une école de la commune.
La gestion des listes électorales	Les données sont conservées 3 ans.
La gestion des archives	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre aux traitements concernés.
La gestion et l’attribution des logements sociaux	La demande de logement social est renouvelée annuellement. Les données collectées dans le cadre d’une demande de logement social sont supprimées à compter de la radiation de la demande du système d’enregistrement ou en cas d’attribution d’un logement. Les données doivent également être effacées lorsqu’un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution.
Le recensement de la population	Les données sont conservées pour une durée de 5 ans.
La gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances	Les données sont conservées pour une durée de 6 ans.
La gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données personnelles	Les données traitées afin de répondre à une demande de retrait du consentement au traitement de catégories particulières de données ou une demande de droit d’opposition sont conservées six ans. Les données traitées afin de répondre aux autres droits sont conservées un an.
La gestion de l’urbanisme	Gestion des autorisations d’urbanisme : 3 ans, possibilité prorogation d’1 an deux fois au maximum.
	Gestion des déclarations d’intention d’aliéner : 5 ans.
	Gestion des certificats d’urbanisme : conservation pendant la durée de l’instruction de la demande.
La gestion du conservatoire, de la médiathèque, du centre culturel et de leurs activités	Les données sont conservées pendant la durée de l’inscription/évènement/
La gestion des conseils de quartiers	Concernant le traitement ayant pour finalité la gestion des conseils de quartier, les données sont conservées en base active pendant la durée du mandat. A l’issue du mandat, les données feront l’objet d’un archivage intermédiaire pendant deux ans, puis feront l’objet d’une suppression définitive ; Concernant le traitement ayant pour finalité la communication auprès des conseillers de quartier et des anciens conseillers, les données sont conservées en base active pendant trois ans à compter du dernier contact avec les conseillers de quartier ou jusqu’à ce qu’ils s’y opposent. Les données seront supprimées définitivement à l’issue de ce délai.
La gestion des activités périscolaires et extrascolaires	Les dossiers d’inscription sont conservés 5 ou 10 ans.
La gestion des activités de la petite enfance	Les données relatives aux inscriptions sont conservées pendant 3 ans Les données financières sont conservées pendant 10 ans Les données relatives à la gestion des assistantes maternelles sont conservées 3 ou 10 ans selon le document.
La gestion de la restauration	Les données sont conservées entre 5 ou 10 ans.
La gestion des activités et des manifestations sportives	Les données sont conservées un an à compter de l’inscription.
La gestion des demandes des usagers	Les données sont conservées un an à compter de la demande.
La gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat	Les données sont conservées 10 ans à compter de la fin de l’opération programmée d’amélioration de l’habitat.
La gestion des évènements municipaux	Les données sont conservées pour une durée d’un an à compter de l’événement.
La gestion de la communication municipale	Jusqu’à opposition de la personne concernée ou retrait du consentement.
La gestion des relations avec les entreprises et les commerçants	5 ans.
La gestion des campagnes de vaccination	2 ans à compter de la campagne de vaccination.
La gestion des demandes de subventions	Les demandes de subventions sont conservées le temps de leur traitement. Les dossiers de subvention sont conservés 10 ans après achèvement du contrat en tant que pièces comptables.
La gestion et suivi des contentieux	Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion des précontentieux sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. Les données collectées et traitées dans le cadre d’un contentieux sont supprimées lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue.
Plan canicule	Jusqu’au retrait du consentement de la personne inscrite au registre du plan canicule

La sécurité de vos données

La Ville de Villepinte accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Ville de Villepinte s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

La Ville de Villepinte met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, la Ville de Villepinte est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

La sous-traitance

Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la Ville de Villepinte ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

Les droits qui vous sont reconnus

La Ville de Villepinte est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

Votre droit d’accès

À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

– les finalités du traitement ;
– les catégories de données personnelles concernées ;
– les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
– lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
– l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
– le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
– des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
– l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– vous retirez le consentement préalablement donné ;
– vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville de Villepinte ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Villepinte (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Ville de Villepinte.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

– uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
– les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

Votre droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

Les modalités d’exercice de vos droits

Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent à l’adresse postale suivante : Ville de Villepinte, à l’attention du délégué à la protection des données, Place de l’hôtel de Ville, 93420 Villepinte ou à l’adresse de courrier électronique suivante : dpo@ville-villepinte.fr.

Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour